Geschäftlicher Anlass
Warum kommen diese Menschen zusammen?
AURIX kann Anlass, Agenda, Programmpunkte und Teilnehmerkreis nachvollziehbar dokumentieren, damit die interne Prüfung nicht mit einer vagen Beschreibung beginnen muss.
Rechtliches
Was im Hintergrund geklärt sein muss.
Einladungen, Reisen und Erlebnisse können steuerliche, interne und rechtliche Fragen berühren. AURIX denkt diese Punkte früh mit und bereitet die relevanten Angaben so auf, dass Ihre zuständigen Stellen prüfen können.
Diese Seite dient der Orientierung. Sie ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Compliance-Beratung und keine individuelle Freigabe durch Ihr Unternehmen.
Orientierung
Vier Themen, die bei Einladungen früh mitgedacht werden sollten.
Die konkrete Einordnung hängt von Anlass, Teilnehmerkreis, Wert, Programm und den internen Regeln der beteiligten Unternehmen ab. Diese Seite bündelt die wichtigsten Themen zur Orientierung.
Compliance
Die internen Regeln Ihrer Gäste gehören früh auf den Tisch.
Unternehmen können eigene Freigabegrenzen und Richtlinien für Einladungen, Geschenke oder Bewirtung haben. Diese Regeln gelten unabhängig davon, ob eine Einladung steuerlich vorbereitet ist.
Einladungsrichtlinien
Interne Grenzen werden vor der Buchung sichtbar.
Wenn ein Gast oder dessen Unternehmen Wertgrenzen, Genehmigungen oder besondere Vorgaben hat, können diese Anforderungen in die Planung einfließen. Die Freigabe selbst bleibt beim jeweiligen Unternehmen.
Dokumentation
Unterlagen sollen erklären, nicht rechtfertigen.
Programm, Kostenbestandteile und geschäftlicher Kontext können strukturiert bereitgestellt werden. Eine gute Dokumentation ersetzt jedoch keine notwendige Freigabe und macht einen unzulässigen Vorgang nicht zulässig.
Steuerliche Einordnung
Nicht eine Steuerfrage. Mehrere getrennte Prüfungen.
Eine Einladung kann zugleich Fragen zur Besteuerung des Vorteils beim Empfänger, zum Betriebsausgabenabzug und zur Behandlung eigener Mitarbeitender auslösen. § 37b EStG beantwortet davon nur einen Teil.
30%
§ 37b EStGBestimmte nicht in Geld bestehende betriebliche Zuwendungen und Geschenke können unter den gesetzlichen Voraussetzungen pauschal mit 30 Prozent Einkommensteuer besteuert werden.
10.000 €
Grenze der PauschalierungDie Pauschalierung nach § 37b EStG ist ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder für eine einzelne Zuwendung 10.000 Euro übersteigen.
50 €
Geschenke an Nicht-ArbeitnehmerBeim Betriebsausgabenabzug gilt für Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer die gesetzliche 50-Euro-Grenze je Empfänger und Wirtschaftsjahr.
70%
Geschäftliche BewirtungAngemessene und nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nach § 4 EStG grundsätzlich zu 70 Prozent abzugsfähig.
110 €
BetriebsveranstaltungenFür begünstigte Betriebsveranstaltungen kann ein Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung gelten, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
2×
Pro JahrDer 110-Euro-Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich gelten. Eine mehrtägige Reise ist deshalb nicht automatisch eine begünstigte Betriebsveranstaltung.
Für die konkrete Buchung sind Anlass, Teilnehmerkreis, Leistungspaket, Kostenaufteilung und Empfängersituation entscheidend. AURIX kann diese Angaben strukturiert vorbereiten; die steuerliche Beurteilung trifft das Unternehmen mit seiner Steuerberatung.
Wettbewerb & Integrität
Wer zusammen reist, darf nicht alles miteinander besprechen.
Bei Gruppen mit Wettbewerbern ist nicht die Reise an sich das Problem. Relevant ist, ob im Rahmen der Zusammenkunft wettbewerbsbeschränkende Absprachen, ein Austausch sensibler Informationen oder eine unzulässige Vorteilsgewährung entstehen können.
Kartellrecht
Teilnehmerkreis und Programm bewusst zusammenstellen.
§ 1 GWB verbietet wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Beschlüsse und abgestimmte Verhaltensweisen. Wenn Wettbewerber teilnehmen, können Teilnehmerkreis, Agenda und Gesprächssituationen deshalb vorab geprüft und sensible Themen vermieden werden.
Korruptionsprävention
Eine Einladung darf keine Gegenleistung für eine pflichtwidrige Entscheidung sein.
Das Strafrecht erfasst Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr. Deshalb werden Anlass, Wert und Empfängerkreis einer Einladung nicht mit steuerlicher Behandlung verwechselt: Eine Steuerregel ist keine Compliance-Freigabe.
Öffentliche & regulierte Bereiche
Strengere Vorgaben werden nicht „weggeplant“.
Bei öffentlichen Auftraggebern oder besonders regulierten Branchen können zusätzliche interne oder gesetzliche Regeln gelten. Diese müssen individuell vor der Einladung geprüft werden.
Datenschutz & Vertragsrahmen
Nur Daten erheben, die für den konkreten Ablauf gebraucht werden.
Reisen können neben Kontaktdaten auch besondere Informationen erfordern. Insbesondere Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Datenkategorien und sollten nicht „auf Vorrat“ erhoben werden.
Gesundheitsdaten
Erst wenn ein konkretes Erlebnis sie wirklich verlangt.
Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Ob und auf welcher Rechtsgrundlage solche Angaben verarbeitet werden dürfen, muss für den konkreten Fall feststehen. Allgemeine Kontaktformulare sollten sie deshalb nicht vorsorglich abfragen.
Datenschutzerklärung
Die tatsächlichen Datenflüsse müssen beschrieben werden.
Kontaktformulare, Auftragsverarbeiter, Hosting, Analyse- oder Cookie-Dienste und gegebenenfalls besondere Reisedaten müssen mit der tatsächlich eingesetzten Website und den realen Prozessen abgeglichen werden.
Pauschalreise
Reisebedingungen und Absicherung hängen vom konkreten Vertrag ab.
Soweit Pauschalreiserecht anwendbar ist, regelt das BGB unter anderem Rücktritt vor Reisebeginn und die Insolvenzsicherung. Welche Regeln für ein konkretes AURIX-Angebot greifen, muss anhand der Vertragsgestaltung geprüft werden.
Detailfragen
Nicht sicher, welche Unterlagen Ihre interne Prüfung braucht?
Mira hilft dabei, die offenen organisatorischen Punkte zu sortieren und die benötigten Informationen aus der AURIX-Planung zusammenzustellen. Eine Rechts- oder Steuerberatung ersetzt das nicht, aber Sie müssen die richtigen Angaben nicht selbst aus verschiedenen Stellen zusammensuchen.